Le Problème

Des Semaines Perdues en Relances Manuelles

Vous connaissez le scénario. Vous avez besoin de l’attestation URSSAF d’un fournisseur. Vous envoyez un email. Silence radio. Vous relancez le jeudi suivant. Le fournisseur répond “c’est envoyé”, mais rien n’arrive. Vous relirez manuellement chaque email, chaque pièce jointe, vous vérifiez les dates d’expiration à la main.

2-3 sem
pour collecter les documents critiques
5-7
relances manuelles par fournisseur
40%
des documents arrivent expirés
15-20h
par mois en suivi administratif

Les achats y laissent de l’énergie, la conformité boîte sans visibilité, et les fournisseurs se sentent harcelés.

La Solution

PactoTrust : Portail + Relances Intelligentes + Analyse IA

PactoTrust remplace vos emails de suivi par un système automatisé qui agit sans intervention. Trois piliers essentiels.

Portail Self-Service Fournisseur

Vos fournisseurs disposent d’un espace dédié pour déposer leurs documents en quelques clics, sans créer de compte. Connexion par lien unique, drag-and-drop intuitif, historique complet.

Relances Multi-Niveaux

Configurez 6 types de relances sans écrire une ligne de code. J+3, J+7, hebdomadaire, relances pour renouvellement. Chacune est enregistrée, aucune ne se perd.

Analyse IA Automatique

OCR haute performance : extraction du texte sur PDF scannés, images floues, photos smartphone. Vérification de validité instantanée, extraction de dates d’expiration.

Import de Masse et Paniers

Importez 500 fournisseurs en un clic. Templates documentaires : définissez une fois “fournisseur critique”, “prestataire IT”, etc. Chaque catégorie reçoit sa liste d’exigences.

Synchronisation ERP

Les fournisseurs ajoutés dans votre système s’ajoutent automatiquement dans PactoTrust. Zéro double-saisie, parfaite synchronisation.

Traçabilité Complète

Chaque dépôt, chaque relance, chaque validation est enregistrée. Audit-ready, conforme RGPD, chiffrement AES-256.

Cas d’Usage Concret

Onboarding Fournisseur Critique

Flux PactoTrust

1. Vous ajoutez un nouveau fournisseur dans PactoTrust

2. Vous assignez le panier “Fournisseur Critique” (URSSAF, assurance, RCS, data, ISO)

3. PactoTrust envoie un lien au fournisseur

4. Le fournisseur dépose ses documents (5 min max)

5. OCR analyse, extrait, valide automatiquement

6. Vous recevez une alerte : “Tous les documents reçus et validés”

Résultat : Conformité garantie, audit-ready, traçabilité complète.

Sans PactoTrust

  • 3 semaines
  • 7 relances
  • Risque d’oubli
  • Traçabilité faible

Avec PactoTrust

  • 2-3 jours
  • Zéro relance manuelle
  • Automatisation complète
  • Tracé complet
Chiffres Clés

Impact Mesurable

80%

Réduction du délai de collecte (de 3 semaines à 3 jours)

100%

Relances manuelles éliminées

+45%

Taux de complétude à la première tentative

15-20h

par mois économisées (achats/conformité)

FAQ

Questions Fréquentes

Non. Connexion par lien unique, valide 30 jours, pas de gestion de compte. Le fournisseur n’a rien à mémoriser, zéro friction.
PactoTrust envoie automatiquement des relances (que vous configurez). Si l’accès échoue, vous avez la trace complète pour justifier les efforts de relance auprès des auditeurs.
Vous pouvez uploader les documents à la main pour eux. L’important est d’avoir un point unique de centralisation et de validation de la validité des documents.
Oui. Chiffrement AES-256 au repos, TLS en transit, aucun accès tiers, conformité RGPD complète. Vos données fournisseurs restent sous votre contrôle exclusif.